Sincronizzare Cartelle Condivise OneDrive

Breve guida su come sincronizzare cartelle condivise OneDrive.

Vedremo la sincronizzazione sul proprio pc, tramite l’applicazione di OneDrive, delle cartelle condivise da altri utenti o da Gruppi365.

Unico Prerequisito: avere un account Microsoft e OneDrive installato e configurato sul proprio pc.
Se non sapete come fare, leggere l’articolo: OneDrive – Configurazione e primo accesso






Aprire le impostazioni di OneDrive.
Nella barra di Windows, nell’area delle applicazioni, click sull’icona di OneDrive, quindi click su Altro -> click su Impostazioni.

Selezionare la scheda Account
qui viene mostrato l’account sincronizzato e lo spazio utilizzato.
Sempre in questa scheda si possono vedere tutti i percorsi di sincronizzazione (possono essere cartelle condivise, Spazi riservati ai Gruppi365 a cui si appartiene).




Sincronizzare sul PC Cartelle Condivise OneDrive – Cartelle di altri utenti

Di default il percorso sincronizzato è: OneDrive
Per gli account aziendali è: OneDrive – NomeSocietà.

Per aggiungere percorsi sincronizzati come cartelle condivise da altri utenti: aprire il proprio OneDrive online.

Se non sapete come accedervi: nella barra di windows, nell’area delle applicazioni, click sull’icona di OneDrive, quindi Visualizza Online

Nella pagina che si apre sono mostrati tutti i file e le cartelle personali salvate in OneDrive.

Nella parte sinistra della pagina è mostrato il menu di navigazione (sfondo grigio).
Selezionare la voce Elementi condivisi.

Sincronizzare Cartelle Condivise OneDrive

Nella colonna Condiviso da è possibile vedere chi è il proprietario della cartella o file.

Se è riportato il nostro nome, noi siamo i proprietari della cartella e di conseguenza sarà già sincronizzata sul nostro pc.

Rivolgiamo l’attenzione solo alle cartelle Condivise con noi, ma non di nostra proprietà.


Aggiungere percorsi sincronizzati – Cartelle Condivise

Per aggiungere percorsi sincronizzati come cartelle condivise da altri utenti: aprire il proprio OneDrive online. Selezionare sulla sinistra Elementi Condivisi -> Click una cartella condivisa da altri

Facendo click sulla cartella condivisa da un altro utente (che voglio sincronizzare sul mio Pc).
Si aprirà una nuova scheda del browser con il contenuto della cartella selezionata.
Ora si è connessi all’area OneDrive della persona che ci ha condiviso la cartella, non siamo più nella nostra area personale.

Sincronizzare Cartelle Condivise OneDrive

Clic sul pulsante Sincronizza.  

Nella parte alta la barra con le azioni disponibili mostra un taso Sincronizza

Clic sul pulsante Sincronizza.  

Automaticamente verrà chiesto con che applicazione si vuole avviare. Click su OneDrive.
Quindi click su Apri link

Sincronizzare Cartelle Condivise OneDrive

A questo punto nell’applicazione OneDrive ci troveremo 2 percorsi sincronizzati, e nell’esplora risorse di Windows sarà visualizzata la sezione NomeAzienda (indicata nell’immagine sotto dalla freccia rossa orizzontale).

In quest’area saranno mostrate tutte le cartelle condivise con noi sincronizzate sul pc.




Sincronizzare sul PC Cartelle Condivise OneDrive – Cartelle dei Gruppi365

Questa opzione è disponibile solo per gli utenti che sono in possesso di un account Aziendale o istituto di istruzione.

Ogni Gruppo365 o team mette a disposizione un’area di storage accessibile a tutti i membri del gruppo.
Tutti i membri possono consultare, aggiungere, modificare file e cartelle di quest’area.

Questo metodo di condivisione è un’evoluzione di quello spiegato precedentemente.

Per la creazione del Gruppo365 rivolgersi all’amministratore del vostro onedrive aziendale

Per aggiungere l’area di un gruppo365 alle proprie cartelle sincronizzate: aprire il proprio OneDrive online.

Nella parte sinistra della pagina è mostrato il menu di navigazione (sfondo grigio). Scorrere il menu di navigazione fino a visualizzare le raccolte condivise, ovvero i gruppi di cui si fa parte.

Sincronizzare Cartelle Condivise OneDrive

Selezionare il gruppo che si vuole sincronizzare.

Nell’esempio seleziono il gruppo Ufficio IT.
Click sulla cartella che si vuole sincronizzare. Ad esempio seleziono la cartella Documenti.

Sincronizzare Cartelle Condivise OneDrive

Nella parte alta la barra con le azioni disponibili mostra un taso Sincronizza
Da qua seguire le medesime operazioni viste nel punto precedente.




A questo punto il rischio è che, sincronizzando troppi percorsi, si va ad occupare molto spazio disco, magari con file che si consultano solo saltuariamente.

Per evitare questo si possono scegliere con una selezione manuale quali cartelle sincronizzare e quali no, ma è un’operazione che sconsiglio.
Procedendo in questo modo, lavorando in cartelle modificate ed aggiornate da più utenti, c’è il rischio di perdersi la creazione di nuove cartelle/file effettuata da altri utenti.

Io consiglio caldamente di sincronizzare tutta la cartella condivisa e di gestire/ottimizzare lo spazio su disco con l’opzione File su richiesta.
Per sapere come questa opzione funziona, leggere l’articolo OneDrive – File su richiesta




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